Migracja do SharePoint może być trudne. Od utraty danych po opór pracowników, wiele firm stoi przed wyzwaniami. Ale dzięki odpowiedniemu planowaniu i narzędziom możesz sprawić, że proces będzie płynny i udany. Oto szybki podział:
Kluczowe wyzwania:
- Problemy planowania: Rozprzestrzenianie się treści, niejasne cele i nierealistyczne terminy.
- Przeszkody techniczne: Utrata danych, niezgodność systemu i problemy z metadanymi.
- Duże transfery danych: Przytłoczone sieci i długie czasy migracji.
- Opór pracowników: Brak szkoleń i niskie wskaźniki adopcji.
Sprawdzone rozwiązania:
- Audyty przed migracją: Odwzoruj zawartość, uprawnienia i przepływy pracy.
- Migracja etapowa: Zacznij od małego, testuj i skaluj stopniowo.
- Szkolenie pracownicze: Oferuj samouczki, przewodniki i bieżące wsparcie.
- Właściwe narzędzia: Używaj narzędzi takich jak Narzędzie migracji programu SharePoint (SPMT) i automatyczne mapowanie metadanych.
Poprzez stawianie czoła tym wyzwaniom za pomocą ustrukturyzowanego podejścia, Migracja programu SharePoint może z czasem zwiększyć wydajność i obniżyć koszty IT.
Najlepsze praktyki i strategie migracji programu SharePoint z Todd...
Główne wyzwania migracyjne
Migracja do SharePoint wiąże się z dużą liczbą przeszkód. Ponieważ ponad 300 000 firm korzysta z SharePoint na całym świecie - w tym 85% firm z listy Fortune 500 - ważne jest zrozumienie tych wyzwań, aby zapewnić płynne przejście.
Kwestie planowania i zakresu
Błędne oszacowanie złożoności migracji może zakłócić przepływy pracy i opóźnić projekty. Jedna z najtrudniejszych części? Decydowanie o tym, jaką zawartość migrować. Wiele firm boryka się z „rozprzestrzenianiem się treści”, co utrudnia uniknięcie przesyłania niepotrzebnych danych.
Oto niektóre z głównych wyzwań związanych z planowaniem:
- Definiowanie jasnych celów migracyjnych
- Identyfikacja istotnych treści
- Rozliczanie potencjalnych przestojów
- Ustalanie realistycznych terminów
- Przydzielanie odpowiednich zasobów
Konflikty systemowe i wersje
Problemy techniczne często pojawiają się podczas przemieszczania się między różnymi wersjami lub środowiskami programu SharePoint. Mogą one wpływać zarówno na integrację danych, jak i ogólną funkcjonalność.
„Podczas przeprowadzania migracji programu SharePoint Twoim największym priorytetem powinno być unikanie utraty danych i utrzymanie prawidłowego funkcjonowania systemów. Aby to osiągnąć, upewnij się, że Twój starszy system jest zgodny z nowym środowiskiem - i że Twoje dane będą bezproblemowo zintegrowane.” - ShareGate Team
Prawdziwy przykład? LallemandFirma produkcyjna napotkała te wyzwania podczas przechodzenia z lokalnego programu SharePoint do wersji online. Ich doświadczenie podkreśla potrzebę szczegółowej analizy istniejącego środowiska przed rozpoczęciem migracji.
Dane, metadane i prawa dostępu
Utrzymanie dokładności i bezpieczeństwa danych jest kolejnym ważnym problemem. Według 6. Doradztwo Uliczne:
„Integralność danych jest jednym z najważniejszych czynników podczas migracji programu SharePoint... Każda utrata lub uszkodzenie danych może mieć znaczące konsekwencje, wpływając na codzienne operacje i procesy decyzyjne”.
Kluczowe obszary, na których należy się skupić, obejmują:
- Zachowanie właściwości metadanych
- Utrzymanie nienaruszonych struktur zezwoleń
- Zapewnienie zgodności z przepisami
- Sprawdzanie integralności wszystkich danych
Problemy z transferem danych na dużą skalę
Przesyłanie dużych ilości danych może przytłaczać przepustowość sieci i prowadzić do długiego czasu migracji. Proces staje się jeszcze trudniejszy, gdy mamy do czynienia z:
- Wiele baz danych treści
- Obszerne repozytoria plików
- Niestandardowe przepływy pracy i rozwiązania
- Starsze integracje systemów
Szkolenie i akceptacja personelu
Zaangażowanie pracowników dzięki nowemu systemowi jest często pomijanym wyzwaniem. W rzeczywistości 34% użytkowników SharePoint przyznaje, że nie wykorzystuje w pełni funkcji platformy. Typowe przeszkody obejmują:
- Odporność na zmiany
- Ograniczone zasoby szkoleniowe
- Skomplikowane nowe funkcje
- Brak odpowiedniego wsparcia w okresie przejściowym
Równoważenie potrzeb technicznych z doświadczenie użytkownika ma kluczowe znaczenie dla utrzymania działalności gospodarczej podczas migracji. Następnie zbadamy strategie bezpośredniego rozwiązywania tych wyzwań.
Rozwiązania i etapy wdrażania
Po zidentyfikowaniu wyzwań wykonaj następujące kroki, aby zapewnić płynny proces migracji programu SharePoint.
Przegląd systemu przed migracją
Zacznij od zmapowania istniejącego środowiska. Obejmuje to:
- Szczegółowa inwentaryzacja treści
- Niestandardowe przepływy pracy
- Integracje systemowe
- Struktury uprawnień
- Ustawienia zabezpieczeń
Opracuj mapę drogową migracji, która nadaje priorytet treściom w oparciu o ich znaczenie biznesowe. W ramach tego przygotowania usuń niepotrzebne lub przestarzałe treści, aby uprościć proces.
Narzędzia i metody migracji
Podziel migrację na możliwe do zarządzania fazy, aby zmniejszyć ryzyko:
- Migracja treści: Rozpocznij od podstawowych bibliotek dokumentów i struktur treści.
- Przepływ pracy i niestandardowe rozwiązania: Dokładnie przetestuj te komponenty przed wprowadzeniem ich do produkcji.
- Dostęp użytkownika i uprawnienia: Zaimplementuj ustawienia zabezpieczeń i potwierdź prawa dostępu grupy.
Weryfikacja danych i bezpieczeństwa
Skonfiguruj solidny proces weryfikacji, aby upewnić się, że migracja jest dokładna i bezpieczna. Powinno to obejmować:
- Kontrole walidacji przed migracją
- Automatyczne skrypty testowe
- Dokładne mapowanie metadanych
- Przegląd dziedziczenia zezwoleń
- Weryfikacja konfiguracji zabezpieczeń
Te kroki pomagają zapewnić płynne i bezpieczne działanie nowego środowiska.
Szkolenia i wsparcie pracowników
Zdobycie pracowników na pokład ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Konsultant SharePoint Greg Zelfond doradza:
„Edukacja pracowników powinna być jednym z pierwszych i najważniejszych kroków w Twojej podróży SharePoint”.
Oto jak zachęcić użytkowników do adopcji:
- Etapowe wdrażanie: Rozpocznij od migracji dokumentów, a następnie stopniowo wprowadzaj zespoły, intranet i przepływy pracy.
- Struktura wsparcia: Wyznacz bohaterów programu SharePoint w każdym dziale, aby zapewnić wsparcie rówieśnicze.
- Edukacja bieżąca: Oferuj możliwości ciągłego uczenia się, takie jak:
- Regularne sesje treningowe
- Samouczki wideo
- Szybkie przewodniki
- Miesięczne sesje pytań i odpowiedzi
Planowanie budżetu i zasobów
Właściwe planowanie jest niezbędne. Czynnik w:
- Koszty infrastruktury
- Koszty szkoleniowe
- Potrzeby personelu pomocniczego
- Budżet awaryjny
- Utrzymanie po migracji
Utrzymuj prosty system dzięki łatwym w nawigacji projektom stron i przejrzystym strukturom uprawnień. Przypisz własność treści poszczególnym jednostkom biznesowym, aby zachęcić do odpowiedzialności i adopcji.
sbb-itb-91124b2
Kogífi Usługi migracji programu SharePoint
Kogifi zapewnia Rozwiązania do migracji programu SharePoint dostosowane do organizacji amerykańskich. Wykorzystując zaawansowane narzędzia i dogłębne zrozumienie procesów migracyjnych, Kogifi zapewnia płynne przejścia przy minimalnych zakłóceniach codziennych operacji.
Kompletny pakiet migracyjny
W 2024 roku pracownik służby zdrowia w Teksasie skrócił czas przestojów o 62%, stosując hybrydowe podejście Kogifi, które połączyło narzędzie SharePoint Migration Tool (SPMT) z automatycznym mapowaniem metadanych. Ta metoda skutecznie rozwiązała wyzwania, takie jak integralność danych i kompatybilność systemu.
Kompletny pakiet migracji obejmuje:
- Ocena systemu przed migracją i inwentaryzacja zawartości
- Automatyczne mapowanie i zachowanie metadanych
- Monitorowanie zgodności w czasie rzeczywistym z szyfrowaniem AES-256
- Funkcje synchronizacji Delta w celu zminimalizowania zakłóceń
- Walidacja po migracji i optymalizacja systemu
Kogifi traktuje bezpieczeństwo na każdym kroku. Na przykład w 2023 roku klient produkcyjny osiągnął pełne dostosowanie się do standardów NIST 800-171, zachowując integralność danych przez cały proces.
Usługi rynkowe w USA
Kogifi zaspokaja potrzeby amerykańskich przedsiębiorstw dzięki dedykowanym wsparcie lokalne, dostępne we wszystkich strefach czasowych i zespołach szybkiego reagowania.
Poziom usługiPokrośćCzas odpowiedziaKoszt miesięczny Wsparcie podstawowe9 AM — 17.00 PT/ET4 godzinyZawartościPremium24/72 godziny45 USD/mieszkaniaCena mieszkania24/7 Dedykowany zespół 15 minut$12,500
Kluczowe funkcje specyficzne dla USA obejmują:
- Zgodność z normami HIPAA, CCPA i innymi standardami branżowymi, wspieranymi przez centra danych z siedzibą w USA
- Automatyczne formatowanie dla standardów amerykańskich (np. MM/DD/RRRR)
- Integracja z Trasa usługi Azure ExpressRoute, oferując prędkość transferu do 1,4 Gb/s
Kalifornijska instytucja finansowa przeprowadziła niedawno 14 TB danych z Kogifi, osiągając 100% zgodności z CCPA i 89% wskaźnik satysfakcji użytkowników.
Dla klientów korporacyjnych (ponad 5000 użytkowników) ceny zaczynają się od 6,75 USD za użytkownika, wraz z potencjalnymi oszczędnościami licencyjnymi firmy Microsoft. Migracje zaplanowane między styczniem a marcem kwalifikują się do 12% zniżki.
W badaniu satysfakcji klientów przeprowadzonej przez Kogifi w 2024 r. 92% użytkowników zgłosiło przyjęcie systemu w ciągu 30 dni, co prowadzi do wzrostu wydajności o około 23 USD za godzinę na pracownika. Te dostosowane do potrzeb usługi zapewniają płynny proces migracji i torują drogę do ulepszonych operacje cyfrowe.
Wniosek
Migracja do programu SharePoint wymaga starannego planowania, odpowiedniej wiedzy specjalistycznej i odpowiednich narzędzi. Ponieważ ponad 300 000 firm korzysta z SharePoint na całym świecie - w tym 85% firm z listy Fortune 500 - jasne jest, że prawidłowy proces migracji ma kluczowe znaczenie.
Aby w pełni wykorzystać potencjał programu SharePoint, organizacje potrzebują solidnego planu migracji i skutecznego szkolenia użytkowników. Dobrze zorganizowany Strategia wdrażania zgodność z celami biznesowymi jest kluczem do długoterminowego sukcesu.
Kogifi rozwiązuje wyzwania związane z migracją dzięki funkcjom, takim jak automatyczne mapowanie metadanych, monitorowanie zgodności i wsparcie dostosowane do stref czasowych USA. Ich stopniowe, ustrukturyzowane podejście zapewnia płynniejsze przejście.
Kluczowymi czynnikami sukcesu migracji są audyty przed migracją, automatyczne mapowanie metadanych, szkolenia użytkowników, bieżące oceny systemu oraz przestrzeganie amerykańskich standardów zgodności. Kompletny pakiet migracji firmy Kogifi łączy te elementy, oferując wiedzę i narzędzia potrzebne do płynnej migracji przy jednoczesnym zapewnieniu płynnego przebiegu operacji.
Współpraca z ekspertami ds. migracji może przekształcić potencjalne przeszkody w możliwości zwiększenia wydajności i obniżenia kosztów IT. Ta kompleksowa strategia nie tylko upraszcza proces migracji, ale także pomaga organizacjom zmaksymalizować inwestycje w SharePoint poprzez poprawę ogólnej wydajności.
FAQ
Jak zachować integralność danych podczas migracji programu SharePoint?
Utrzymanie integralność danych podczas migracji programu SharePoint wymaga starannego planowania i wykonania. Zacznij od przeprowadzenia dokładnej oceny przed migracją, aby zrozumieć aktualną strukturę danych, zidentyfikować potrzeby użytkowników i wcześnie rozwiązać potencjalne problemy.
Kluczowe kroki obejmują:
- Walidacja danych: Zdefiniuj reguły, aby zapewnić dokładność, spójność i kompletność danych przed migracją.
- Oczyszczanie danych: Usuń duplikaty, naprawiaj błędy i standaryzuj formaty, aby uniknąć problemów po migracji.
- Rygorystyczne testy: Testuj dane na każdym etapie - przed, w trakcie i po migracji - w celu potwierdzenia integralności i dostępności.
Dodatkowo upewnij się bezpieczeństwo danych poprzez szyfrowanie poufnych informacji podczas przesyłania i spoczynku. Przestrzeganie tych najlepszych praktyk pomoże zapewnić płynny i niezawodny proces migracji.
W jaki sposób firmy mogą radzić sobie z oporem pracowników podczas migracji programu SharePoint?
Zarządzanie oporami pracowników podczas migracji programu SharePoint wymaga przejrzystej komunikacji, aktywnego zaangażowania i silnego przywództwa. Zacznij od informowanie o celu i korzyściach migracji w sposób, który rezonuje z pracownikami, odpowiadając na ich obawy i pokazując, w jaki sposób zmiana jest zgodna z celami organizacyjnymi. Utrzymuj spójną komunikację i korzystaj z wielu kanałów, aby skutecznie dotrzeć do wszystkich.
Zaangażuj pracowników wcześnie w procesie rozwijania poczucia odpowiedzialności i zapewnienia dokładnego szkolenia, aby wyposażyć ich w umiejętności potrzebne do odniesienia sukcesu. Wsparcie ze strony przywództwa i identyfikacja wewnętrznych „bohaterów”, którzy mogą opowiadać się za zmianą, również może mieć znaczący wpływ. Słuchanie opinii pracowników i empatyczne rozwiązywanie problemów może pomóc złagodzić obawy i budować zaufanie. Wreszcie, rozważ stopniową implementację, aby przejście było płynniejsze i łatwiejsze do zarządzania dla wszystkich.
Jak przeprowadzić dokładny audyt wstępny dla programu SharePoint?
Aby zapewnić pomyślną migrację programu SharePoint, zacznij od przeprowadzenia kompleksowy audyt przed migracją. Rozpocznij od spisu bieżących danych, aby określić, co należy przenieść, zarchiwizować lub wyczyścić. Usuń nieaktualne lub niepotrzebne pliki, aby usprawnić proces. Następnie oceń swoje obecne środowisko, w tym topologię gospodarstwa, bazy danych treści i wszelkie niestandardowe rozwiązania, aby zrozumieć, co będzie trzeba dostosować do nowego systemu.
Przygotuj nowe środowisko SharePoint, upewniając się, że jest ono poprawnie skonfigurowane i zdolne do obsługi danych i użytkowników. Generuj szczegółowe raporty, aby udokumentować istniejące konfiguracje i zależności, pomagając w przewidywaniu i rozwiązywaniu potencjalnych problemów ze zgodnością. Dzięki wcześniejszemu skrupulatnemu planowaniu i audytowi przygotujesz grunt pod płynny i wydajny proces migracji.
